1. Home
  2. Piloter un Geiq
  3. Vie associative
  4. Gestion de la vie associative
  5. Animation d’une Assemblée Générale

Animation d’une Assemblée Générale

Instant structurant de la vie associative du GEIQ, l’Assemblée Générale est l'occasion pour les entreprises adhérentes à l’association de faire le point sur son activité et de décider ensemble de l’avenir. Elle permet également de présenter l’activité du GEIQ aux partenaires locaux et la presse.
1
2
3

La périodicité

L’assemblée générale ordinaire se tient au moins une fois par an. Elle se prononce sur la gestion de l’association durant l’année écoulée et vote le budget de l’année suivante. Les débats portent également sur les projets de l’année à venir et sur les grandes orientations que devront suivre les administrateurs.

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée pour traiter de questions urgentes et importantes (modification des statuts, choix de nouvelles orientations, dissolution de l’association, etc.). Elle peut se tenir le même jour que l’assemblée générale ordinaire.

La forme et le contenu

Les statuts ou le règlement intérieur déterminent librement la personne qui a le pouvoir de convoquer une assemblée. Cela peut-être le président ou le conseil d’administration. Toute convocation effectuée par une personne n’ayant pas la qualité pour y procéder est irrégulière et entraîne l’annulation des délibérations de l’AG.

Le mode de convocation peut se faire de manière individuelle, par courrier simple ou recommandé, ou collective par affichage dans les locaux de l’association.

La convocation doit indiquer l’association concernée, la date, l’heure et le lieu de la réunion. Elle doit aussi préciser l’identité de son auteur et l’ordre du jour précis de l’assemblée. L’AG ne peut délibérer que sur des questions figurant à cet ordre du jour. En cas contraire, les votes seront considérés comme nuls.

Les règles

La feuille de présence

La feuille de présence n’est pas obligatoire mais fortement conseillée afin d’attester qu’un nombre suffisant de membres est présent pour permettre le vote des décisions. (Quorum) Si le quorum n’est pas atteint, le président doit clore la séance et convoquer une nouvelle AG.

La formation du bureau de l’assemblée

Il est nécessaire de désigner les membres du bureau de l’assemblée ; le président de séance (usuellement le président du Geiq), le secrétaire qui rédige le procès-verbal de la réunion (généralement le secrétaire du bureau de l’association). Le bureau peut être déterminé par les statuts.

Les règles relatives au vote

Il est préférable, pour les GEIQ, de noter ces règles dans les statuts afin de sécuriser juridiquement les décisions prises par l’assemblée.

Elles doivent définir :

  • Les membres qui peuvent voter. Peuvent être exclus les membres qui n’ont pas réglé leur adhésion ou cotisation ou les membres qui ne participent pas activement à la vie de l’association
  • La procédure de procuration. Les membres ayant le droit de vote peuvent être représentés par un mandataire ou un autre membre de l’association en cas d’absence
  • Le mode de scrutin. Aucune forme n’est requise ; cela peut-être à main levée ou par bulletin secret.

L’AG est l’occasion d’informer les membres de la situation et des résultats comptables du Geiq. C’est également le moment ou sont prises les décisions sur l’avenir de celui-ci.

Présentation du rapport moral par le président

Il permet aux adhérents ainsi qu’aux partenaires extérieurs d’être informés sur l’activité de l’association et de leur présenter l’action de l’association.

  • Nouveaux projets
  • Orientations futures
  • Projet associatif
  • Ambiance au sein de l’association
  • Relations avec les partenaires
  • Vie de l’association
  • Difficultés

Présentation du rapport financier par le trésorier

Il doit permettre de faire le point sur l’état financier de l’association afin de permettre aux membres de prendre des décisions et de voter le budget. Il peut contenir les éléments suivants :

  • Recettes
  • Dépenses
  • Excédent brut d’exploitation
  • Résultat après impôts
  • Comparaison avec les chiffres de l’année précédente

Les adhérents doivent pouvoir avoir une vision claire de la situation financière en termes d’autonomie financière, de solvabilité et de liquidité.

Les trois acteurs clés à mobiliser lors d’une AG sont les entreprises adhérentes, les partenaires locaux et la presse.

Il est important de mobiliser chaque acteur qui participe à l’Assemblée pour qu’il se sente le plus possible concerné par la manifestation. Il faut faire en sorte que chacun puisse s’impliquer (s’il le souhaite) dans la vie du GEIQ. Les administrateurs d’aujourd’hui sont les membres du bureau de demain.

Les entreprises adhérentes

Voici quelques pratiques repérées dans les GEIQ :

La présentation des nouvelles entreprises (avec prise de parole de ceux qui sont présents à l’AG) ou des nouveaux administrateurs.

Au-delà de leur implication, cela permet d’aborder concrètement les raisons pour lesquelles ils ont adhéré.

La présentation des nouvelles actions par les entreprises directement concernées. Cela permet aux entreprises de réfléchir à la plus values des actions et d’obtenir une assemblée moins « technique ».

L’invitation de spécialistes qui permet d’avoir une vision globale sur un sujet d’actualité.

Par exemple : ·

  • L’attitude des jeunes adultes face à l’entreprise et au travail
  • Comment anticiper les recrutements ? (Pyramide des âges du secteur, politique de la branche ou du territoire,…)
  • La place du GEIQ dans les politiques locales (cela permet également d’inviter un partenaire à s’exprimer devant un parterre de chefs d’entreprises)

Les partenaires locaux

Les partenaires ont rarement l’occasion de voir les entreprises s’exprimer sur les thèmes de l’emploi et de la formation, d’où l’importance de convier celles-ci à l’AG.

Peut-être signalé :

  • L’investissement particulièrement rentable constitué par le GEIQ (coût par ETP, coût par sortie positive vers l’emploi au cours de l’année, % de subventions par rapport au total des produits,…)
  • Les possibles voies d’amélioration du travail en commun
  • Il est également possible de mobiliser des salariés en parcours ou des tuteurs afin de faire témoigner les personnes concernées au quotidien par l’action du GEIQ. Ce témoignage renforcera la crédibilité du discours du GEIQ concernant par exemple :
    • Le besoin de stabilité pour les personnes en parcours
    • L’importance de la formation
    • La nécessité du tutorat en entreprise

La presse

Un article dans la presse régionale ou professionnelle crédibilisera le GEIQ aux yeux des entreprises et des partenaires.

Exemple de mode opératoire :

  • Préparer un communiqué de presse mettant en avant
    • Le thème de l’Assemblée générale
    • Les chiffres clefs du GEIQ
    • Le lien avec l’actualité
  • Envoyer le communiqué de presse aux journalistes qui s’occupent du social, du recrutement, de la diversité… une semaine avant la manifestation.
  • Relancer les journalistes deux/trois jours avant. Leur montrer que les sujets d’actualités qu’ils ont à traiter peuvent être illustrés via le GEIQ.
  • Préparer un dossier de presse (maximum 10 pages) qui explique les actions du GEIQ et le remettre aux journalistes présents.

 

HAUT