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Les instances dans un Geiq

L’organisation d’une association se fonde sur deux documents, les statuts et le règlement intérieur, et se compose de trois instances ayant chacune un rôle bien défini : l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau.

Selon la loi 1901, seuls les statuts et les assemblées générales sont obligatoires. Toutefois, le bureau et le conseil d’administration sont fortement recommandés. Leur constitution est indispensable pour éviter de réunir trop souvent une assemblée générale pour prendre une décision, même mineure.

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L'assemblée générale est un élément central de l'activité de l'association. Il s’agit d’une réunion durant laquelle l’ensemble des adhérents peuvent se rencontrer, échanger, prendre des décisions.

Ce temps dédié vous permet de motiver vos adhérents à s’investir au sein du Geiq et de trouver de nouveaux projets. L’AG garantit le fonctionnement démocratique de votre association.

Voir la page : Animation d’une Assemblée Générale

La composition

Le nombre de membres qui composent le Conseil d’Administration est fixé dans les statuts de l’association. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent aussi faire part de la composition du CA et du mode de désignation des membres ; le plus souvent elle est faite par l’assemblée générale.

La convocation

La fréquence des réunions est également fixée dans les statuts du Geiq. Il n’y a pas de règles ; cependant le CA doit se réunir suffisamment pour être informé de la situation de l’association tout au long de l’année ; cela peut-être 3 ou 4 par an.

Il est préférable de transmettre la convocation à l’écrit pour éviter les contestations même si cela n’est pas obligatoire. Elle doit mentionner la date et le lieu de la réunion. Le délai de la convocation est librement fixé dans les statuts ; cependant, il est conseillé de l’envoyer une quinzaine de jours avant la tenue du conseil d’administration.

La tenue du CA

En principe, chaque administrateur dispose d’une voix ; cependant, il est possible d’octroyer des voix supplémentaires à certains membres ou de ne prévoir la présence de membres n’ayant qu’une voix consultative.

La feuille de présence est fortement conseillée ainsi que la rédaction d’un procès-verbal pour éviter les contestations.

Le bureau, organe exécutif du Geiq, est chargé de la direction de celui-ci et s’occupe de la mise en œuvre des décisions prises lors des assemblées générales et des conseils d’administrations.

La composition

Les membres du bureau sont élus par le conseil d’administration au terme d’un scrutin dont les modalités sont fixées dans les statuts du Geiq. Les candidats sont automatiquement des administrateurs.

Le bureau est généralement composé d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Néanmoins, cette composition n’est pas figée ; plusieurs vice-présidents ou secrétaires peuvent en effet être désignés ; la création d’autres postes avec une mission spécifique est également envisageable dans la mesure ou le rôle de chaque membre est précisément défini.

LE PRÉSIDENT

Le président est le représentant du Geiq auprès des tiers : administrations, partenaires, justice… Il dirige l’association et a donc le pouvoir de signature ; c’est également lui qui préside les instances du Geiq, à savoir le bureau, le conseil d’administration et l’assemblée générale.

Il peut déléguer, en cas de besoin, son pouvoir de représentation à un autre membre du Bureau, ou à défaut, du Conseil d’Administration.

LE VICE-PRÉSIDENT

Ce poste, facultatif, a pour intérêt de remplacer le président en cas d’empêchement ou absence de celui-ci. Le vice-président est dès lors compétent pour agir en lieu et place du président. En cas d’absence durable, le Geiq se verra dans l’obligation de procéder à l’élection d’un nouveau président.

LE SECRÉTAIRE

Il effectue les formalités administratives du Geiq ; convocations, procès-verbaux des réunions, demande de subventions…

LE TRÉSORIER

Il est le responsable financier et peut, dans ce cadre, rédiger un rapport rendant compte de l’état des comptes et de la trésorerie du Geiq, qui sera lu lors de l’assemblée générale.

La convocation

Le bureau peut se réunir aussi souvent que nécessaire. Il n’y a pas de règles spécifiques sur la fréquence. Le délai de la convocation est lui aussi fixé dans les statuts.

 

 

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